Czy papierowe faktury możesz przesyłać drogą elektroniczną?

Każde uproszczenie dotyczące wystawiania faktur jest pomocne w prowadzeniu działalności. Wiem o tym, ponieważ sam na co dzień zarówno wystawiam, jak i otrzymuję faktury. Dotychczas często otrzymywałem od kontrahentów faktury z opóźnieniem i prawo do odliczenia VAT przechodziło na następny okres. To już przeszłość. Już można przesyłać faktury drogą elektroniczną w postaci plików PDF.

Dnia 20 maja 2010 r. Naczelny Sąd Administracyjny wydał wyrok w sprawie wystawiania, wysyłania i przechowywania faktur papierowych. Teraz można wystawiać faktury VAT za pomocą programów komputerowych i wysyłać je kontrahentom pocztą elektroniczną w postaci plików PDF. Jednak przechowywanie takich faktur otrzymanych od nabywcy towaru lub usługi musi odbywać się w formie wydruku papierowego.

Wyrok NSA jest dla Twojej spółki korzystny – teraz szybciej odbierzesz lub dostarczysz kontrahentowi fakturę, a przecież z datą jej otrzymania związane są terminy odliczenia podatku naliczonego. A zatem jeśli Twoja spółka otrzyma szybciej fakturę zakupową, wcześniej też nabędzie prawo do odliczenia VAT. Pamiętaj jednak, aby w dniu, w którym dotrze do Ciebie e-mail faktury w formacie PDF, wydrukować i zarchiwizować tę wiadomość wraz z datą otrzymania faktury.

Jeśli jednak zdecydujesz się przechowywać faktury wyłącznie w formie elektronicznej, jesteś zobowiązany stosować bezpieczny podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem lub wymianę danych elektronicznych (EDI). Tak stwierdził w wyroku SN.

Z tego wyroku NSA wynika, że możesz wybrać jeden z 2 sposobów fakturowania:
• elektroniczny – gdy posiadasz fakturę w pełni elektroniczną, która została przygotowana i przesłana elektronicznie i w taki sposób ją przechowujesz, albo
• papierowy – gdy faktura została wystawiona, a następnie przesłana elektronicznie, potem zaś została wydrukowana.

Możesz zatem korzystać z systemu mieszanego, który polega na tym, że wysyła się fakturę w formie papierowej oraz przechowuje się jej kopię w formie elektronicznej, zaś drukuje na każde żądanie uprawnionego organu. Pamiętaj, że Twoja spółka ma prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach zakupowych, przesłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF.

Zauważ, że jest to kolejny korzystny dla spółek wyrok wydany w ostatnim czasie w sprawie faktur przesyłanych drogą elektroniczną. Wcześniej NSA w wyroku z 3 listopada 2009 r. (sygn. akt I FSK 1169/08) stwierdził, że to do podatnika należy decyzja, w jakiej formie, elektronicznej czy drukowanej, będzie przechowywać kopie faktur.

Szerzej o konsekwencjach orzeczenia NSA przeczytasz w najnowszej aktualizacji poradnika „Doradca Prezesa spółki z o.o.” z artykułu doradcy podatkowego Iwony Czauderny, z którego pochodzi powyższy fragment.