Szablon umowy może narazić Cię na duże straty!

Szablon umowy może narazić Cię na duże straty!
Zarówno w publikacjach drukowanych, jak i w Internecie znajdziesz wzory różnorakich umów. Korzystanie z nich to obecnie standard. Czy to dobrze? Z jednej strony tak – zazwyczaj jest tam wszystko, co jest potrzebne, by umowa została prawidłowo zawarta. Korzystając z wzoru umowy zadbaj, aby szablon dopasować do konkretnej sytuacji. Gdy tego nie zrobisz, możesz ponieść tego finansowe konsekwencje!
Bardzo istotne jest czytanie szablonów umów, które na co dzień podpisujesz. Świadczą o tym 3 przypadki, z którymi miałem do czynienia w tym tygodniu:

1. W pierwszej sprawie otrzymałem do analizy umowę, która została przygotowana przez prawnika i była przez spółkę zawierana „na co dzień”. Zostałem poproszony o ocenę propozycji postanowienia, którego dodanie zaproponowała druga strona. Na wszelki wypadek przeczytałem całość i dowiedziałem się, że: „W przypadku opóźnienia z zapłatą Dostawcy należy się kara umowna w wysokości 10.000 zł, za każdy rozpoczęty tydzień opóźnienia”. Takie zapis taki jest oczywiście nieważny, bo karę umowną można nałożyć tylko w przypadku świadczeń niepieniężnych.

2. Druga sytuacja to „klasyk” dotyczący umowy spółki z o.o. – jeden z udziałowców sprzedał swoje udziały w spółce z naruszeniem „prawa pierwszeństwa” pozostałych. To w zasadzie sytuacja klarowana i łatwo można byłoby doprowadzić do uznania tej transakcji za bezskuteczną wobec pozostałych wspólników gdyby nie fakt, iż zapis w umowie spółki brzmiał: „W przypadku zbycia udziałów wspólnikom przysługuje prawo pierwszeństwa”. Tymczasem przepisy nie posługują się pojęciem „pierwszeństwa” (jeśli nie liczyć tak „odległych” regulacji, jak np. ustawa o gospodarce nieruchomościami), ale można w nich znaleźć instytucję „pierwokupu”. Należy więc wpisać w umowie spółki: „W przypadku zbycia udziałów wspólnikom przysługuje prawo pierwokupu w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego” i sprawa jest jasna, podczas gdy w opisanej sytuacji wszystko będzie zależało od oceny sądu…

3. Trzecia sytuacja również często występuje w spółkach. Znalazłem w umowie zapis o obowiązku zachowania tajemnicy w zakresie czynności objętych zwykłą umową cywilnoprawną, ale bez zabezpieczenia go karą umowną. Po co umieszczać takie postanowienie? No cóż, najwyraźniej ten, kto je wprowadził uznał, że zamiast pójść prostą drogą i wykazać tylko naruszenie tajemnicy, lepiej jest, by uzyskać odszkodowanie, toczyć wieloletni proces, w którym trzeba udowodnić wysokość szkody, jaką spółka poniosła z tego tytułu…

Takie przykłady można mnożyć, niestety… Przed podpisaniem jakiegokolwiek dokumentu dokładnie się z nim zapoznaj – wiem, że często nie ma na to czasu, że są ważniejsze sprawy, ale pamiętaj, że takie błędy lubią się mścić!

Więcej o tym, jakie zapisy w umowach warto stosować, a jakich unikać, przeczytasz w aktualizacjach poradnika „Doradca Prezesa spółki z o.o.”

Jak może bronić się wspólnik mniejszościowy?

Jeśli w spółce wybuchnie konflikt między wspólnikami, należy się spodziewać, że nie będzie zwycięzców, a wszyscy stracą. Takie spory raczej nie bywają rozwiązywane zgodnie z zasadą win – win, ale 1:0. Dlaczego? Z moich obserwacji wynika, że w najczęściej udziałowcy traktują je osobiście i – choć przykro o tym pisać – wybierają postawę „ ja temu drugiemu „pokażę, nie popuszczę” itp. Efektem jest kilkuletni spór sądowy, po którym „zwycięzca zostaje na zgliszczach”… Zauważyłem jeszcze jedną prawidłowość – wspólnicy większościowi zawsze uważają, że ich pozycji nie jest w stanie zagrozić wspólnik mniejszościowy. I tu bardzo się mylą, bo czasem to „mały może więcej”…

Jak przebiega taki spór? To zależy od kilku czynników - od liczby udziałów należących do wspólnika, jego determinacji i, mówiąc najbardziej oględnie, braku elementarnego braku rozsądku po stronie większościowego wspólnika… Z reguły przyjmuje on za fakt, iż „duży może więcej” a w zasadzie - wszystko. Myśli – po co mam wykupywać tego „małego” (i tracić środki…), nie będę mu wypłacał dywidendy, bo tak poprowadzę działalność, by spółka nie uzyskiwała dużego zysku, a zysk, jaki uzyska, przetransferuję. A zatem wspólnik większościowy nie walczy z „małym”, po prostu odsuwa go od decyzji w spółce i od zysku. Wspólnikowi mniejszościowemu z kolei zależy na tym, by większościowy go wykupił.
Po jakimś czasie gdy nikt nie decyduje się na wykpienie udziałów mniejszościowego wspólnika, zaczyna on próbować różnych metod, by jego partner uznał, że lepiej jednak to zrobić i np.:
1) głosuje przeciwko wszystkim uchwałom, zaś tam, gdzie to jest możliwe i celowe, składa pozwy o uchylenie lub unieważnienie uchwały, żądając jednocześnie zabezpieczenia poprzez wstrzymanie postępowania rejestrowego w KRS,
2) przeprowadza kontrolę w trybie art. 212 ksh,
3) składa powództwa o odszkodowanie za działanie na szkodę spółki,
4) informuje prokuraturę o prawdziwych lub domniemanych przestępstwach „tego drugiego”,
5) składa powództwo o rozwiązanie spółki.

Skutkiem tych działań jest często paraliż spółki lub mniejszościowemu wspólnikowi udaje się doprowadzić do tego, że większościowy popełnia błąd, a co za tym idzie - ponosi odpowiedzialność. Najczęściej większościowy udziałowiec próbuje „przesunąć” majątek spółki na nowy, założony przez siebie podmiot. Pomysł ten jest jednak ryzykowny – jeśli popełni jakikolwiek błąd, to bardzo realna staje się odpowiedzialność karna. Na taki właśnie błąd będzie czekał wspólnik mniejszościowy i na pewno go wykorzysta!

Więcej o tym, jak skutecznie korzystać ze swoich praw w spółce, przeczytasz w poradniku „Doradca Prezesa spółki z o.o.”.

Czy obniżysz VAT należny z faktury od nieistniejącego kontrahenta?

Zanim nawiążesz współpracę z kontrahentem, sprawdź jego dane nie tylko w KRS, ale także zwróć się do organu podatkowego z pytaniem czy jest podatnikiem VAT czynnym czy biernym. Dzięki temu zmniejszysz ryzyko, że okaże się niesolidny i nie wywiąże się z zobowiązań. Ale nie tylko – unikniesz strat na podatku! Z przepisów ustawy o VAT wynika, że nie ma podstaw do:
• obniżenia podatku należnego,
• zwrotu różnicy podatku ani
• zwrotu podatku naliczonego
gdy sprzedaż została udokumentowana fakturami wystawionymi przez podmiot nieistniejący lub nieuprawniony do ich wystawienia.
Wystawienie faktury przez nieistniejącą firmę pozbawia spółkę prawa do odliczenia VAT.
Przepisy ustawy o VAT nie zobowiązują spółki do sprawdzania kontrahenta. Ponosi jednak ryzyko, jeżeli z tego uprawnienia nie skorzysta. Tak orzekł Naczelny Sąd Administracyjny w z wyroku z 17 sierpnia 2010 r. (sygn. akt I FSK 1258/09), w którym stwierdził, że: „Podatnik VAT, który nie sprawdzi wiarygodności kontrahenta, poniesie negatywne konsekwencje związane z wystawieniem faktury przez nieistniejącą firmę”.
Zdaniem NSA podmiot, który nie podjął wszelkich możliwych działań mających na celu zapewnienie, że realizowana przez niego transakcja nie stanowi części łańcucha obejmującego transakcję dotkniętą oszustwem w VAT, nie może powoływać się na ich legalność i ryzykuje utratę prawa do odliczenia naliczonego VAT.

A zatem jeśli Twoja spółka chce uniknąć negatywnych konsekwencji związanych z fakturami wystawionymi przez nieistniejącego kontrahenta, warto zwrócić się do organu podatkowego o potwierdzenie, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony.

Więcej o nowych interpretacjach przepisów istotnych dla Twojej spółki z o.o., takich jak powyższa autorstwa doradcy podatkowego p. Iwony Czauderny, przeczytasz w aktualizacjach poradnika „Doradca Prezesa spółki z o.o.”.

Czy wyjazd w delegację usprawiedliwi złożenie odwołania po terminie?

Może się zdarzyć, że spóźnisz się ze złożeniem jakiegoś istotnego pisma
w postępowaniu sądowym czy administracyjnym, np. apelacji, zażalenia, odwołania czy skargi. Jak wówczas postąpić? Składasz wniosek o przywrócenie terminu, w którym musisz wykazać, że fakt, iż nie złożyłeś pisma jest przez Ciebie niezawiniony. Z mojej praktyki wynika, że nie usprawiedliwisz opóźnienia, powołując się na fakt, iż nie zatrudniasz pracowników, a zatem tylko Ty sam mogłeś to zrobić, co nie było możliwa, ponieważ w tym czasie odbywałeś podróż służbową. Niedawno WSA w Rzeszowie wydał wyrok, w którym potwierdził ten pogląd.

Aby skutecznie złożyć po terminie odwołanie od decyzji, musisz udowodnić, że uchybienie nastąpiło bez Twojej winy. Podanie o przywrócenie terminu należy złożyć w ciągu 7 dni od dnia ustania przyczyny uchybienia terminowi.
Chodzi tu o uprawdopodobnienie nie tylko tego, że nie występuje Twoja wina umyślna (tzn. zamierzone działanie), ale również tego, iż nie dopuściłeś się niedbalstwa (tzn. niedołożenie należytej staranności). Aby wykluczyć swoją winę w uchybieniu terminu, należy wykazać, że mimo dołożenia wszelkich możliwych w danych warunkach starań nie mogłeś przezwyciężyć przeszkody uniemożliwiającej Ci wniesienie pismo w ustawowym terminie.

Zdarzało się, że w tego typu sytuacjach członkowie zarządu wysuwali argument, że nie byli w stanie złożyć pisma z powodu pobytu w delegacji. Odniósł się do niego WSA w Rzeszowie, który stwierdził, że wyjazd na delegację służbową członka zarządu, co do zasady, nie stanowi przesłanki uzasadniającej brak winy w uchybieniu terminu do wniesienia odwołania (wyrok WSA z 13 lipca 2010 r., sygn. akt I SA/Rz 280/10).

Sąd stwierdził, że wyjazd w delegację nie jest czymś, czego nie można przewidzieć oraz nie stanowi przeszkody, której nie można przezwyciężyć, aby złożyć w terminie odwołanie. Sąd zaznaczył, że złożenie odwołania nie wymaga od Ciebie obecności w miejscu zamieszkania. Możesz je złożyć także podczas pobytu w delegacji. Innym rozwiązaniem jest ustanowienie pomocnika, który dokona tego w Twoim imieniu.

Więcej o nowych interpretacjach przepisów, takich jak powyższa autorstwa doradcy podatkowego p. Iwony Czauderny, przeczytasz w aktualizacjach poradnika „Doradca Prezesa spółki z o.o.”.

Jak nowe zasady kontroli skarbowej wpłyną na Twoją spółkę?

Od 30 lipca 2010 r. obowiązują nowe przepisy w ustawie o kontroli skarbowej. Co to oznacza dla Twojej spółki? Możesz spodziewać się audytów gospodarowania środkami unijnymi – urzędy kontroli skarbowej uzyskały możliwość ich przeprowadzania. Również zawierane przez spółkę transakcje będą bardziej kontrolowane, gdyż rozszerzono listę osób, do których UKS może zwracać się w ramach tzw. kontroli krzyżowej, sprawdzając, czy spółka rzeczywiście przeprowadziła kwestionowaną dostawę towarów lub usług.

Na czym polega kontrola krzyżowa? Taka kontrola odbywa się w związku z prowadzonym w spółce z o.o. postępowaniem kontrolnym lub kontrolą podatkową. Polega na tym, że kontrolerzy zwracają się do jej kontrahentów o przedstawienie dokumentów w zakresie objętym postępowaniem kontrolnym lub kontrolą podatkową, a następnie sprawdzają ich prawidłowość i rzetelność. Obecnie nie tylko inspektor UKS, ale także pracownik UKS może przeprowadzić kontrolę krzyżową. Dzięki temu UKS będzie miał większą możliwość przeprowadzania tego typu kontroli.

Kim jest kontrahent spółki, czyli do kogo UKS może się zwrócić, sprawdzają Twoje transakcje? Przed nowelizacją w praktyce za kontrahenta była uznawana osoba, która wystawiła fakturę na rzecz spółki z o.o. albo ją od spółki otrzymała.
Obecnie za kontrahentów kontrolowanego uważa się nie tylko osobę, która wystawiła fakturę na rzecz spółki z o.o. albo ją od spółki otrzymała, ale także wszystkie podmioty prowadzące działalność gospodarczą, uczestniczące w dostawie tego samego towaru lub usługi, będące zarówno dostawcami, jak i nabywcami biorącymi udział pośrednio lub bezpośrednio w dostawie towaru lub usługi. W takim przypadku żądanie od kontrahentów spółki przedstawienia dokumentów może dotyczyć wyłącznie dokumentów związanych z tą dostawą towaru lub usługi.

Nowa definicja kontrahentów oznacza dla spółek z o.o., że łatwiej będzie im stawiać zarzut, iż dana dostawa towarów albo usług nigdy nie wystąpiła. Jeżeli np. towar przed dotarciem do spółki przeszedł przez kilka innych firm i UKS wykaże, że w łańcuchu dostawy gdzieś jej tak naprawdę nie było albo mogło nie być, zarzut taki rykoszetem uderzy w spółkę.

Więcej o zmianach w kontroli skarbowej przeczytasz w jednej z najbliższych aktualizacji poradnika „Doradca Prezesa spółki z o.o.” w artykule autorstwa p. Tomasza Króla, z którego pochodzi powyższy fragment.

Kiedy warto zatrudnić pracownika tymczasowego?

Jakiś czas temu doradzałem spółce, która otrzymała zlecenie na wyprodukowanie dużej partii towaru. Takie duże zlecenie to oczywiście powód do radości - pod warunkiem, że przedsiębiorstwo ma niezbędne moce przerobowe. W tym przypadku tak nie było, dlatego konieczne okazało się zatrudnienie nowych pracowników. Była to praca na jakiś czas i niestety nikt nie chciał się zatrudnić na tak krótki okres. Zarząd znalazł jednak rozwiązanie - nawiązał współpracę z jedną z agencji pracy tymczasowej. Mimo trudności ze znalezieniem odpowiedniej liczby pracowników, kontrakt udało się uratować!

Kiedy możesz chcieć skorzystać z agencji pracy tymczasowej? Zdarza się, że osoby zatrudnione w spółce przebywają przez dłuższy czas na urlopie wypoczynkowym, macierzyńskim lub chorują. Jeśli chcesz zastąpić nieobecnego pracownika, możesz rozważyć zatrudnienie pracownika tymczasowego.

Z usług agencji pracy tymczasowej warto również skorzystać, jeśli w spółce:
• występują sezonowe zwiększenia wydajności (np. w okresie lata w firmach produkujących lody, sprzedających lub produkujących zimne napoje) lub
• pojawiła się konieczność zatrudnienia specjalistów przy wdrażaniu projektów wymagających szczególnych, koniecznych tylko przez określony czas umiejętności (np. wysoko wykwalifikowanych informatyków przy wprowadzaniu nowego systemu oprogramowania, biegłych rewidentów i księgowych podczas sporządzania bilansu).

Zatrudniając pracownika tymczasowego, masz jednak także określone obowiązki. Po podpisaniu umowy z agencją, podczas zatrudniania pracownika, spółka jako pracodawca:
• musi przeszkolić daną osobę z zakresu bhp i ppoż,
• jest zobowiązana zapewnić pracownikowi tymczasowemu bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w tym również odzież i obuwie robocze, jeśli ten wykonuje pracę na stanowisku, na którym te środki ochrony są konieczne,
• musi prowadzić ewidencję jego czasu pracy,
• nie może powierzyć pracownikowi tymczasowemu wykonywania innego rodzaju pracy niż praca określona w umowie łączącej go z agencją, nawet gdyby powierzenie to miało nie przekraczać 3 miesięcy w roku kalendarzowym, było zgodne z kwalifikacjami pracownika i nie powodowało obniżenia jego wynagrodzenia (zauważ, że takie prawo przysługuje pracodawcy wobec pracownika zatrudnionego na stałe, nie zaś wobec pracownika tymczasowego),
• nie może skierować pracownika tymczasowego do pracy na rzecz i pod kierownictwem innego pracodawcy – pracownika tymczasowego nie można „podnająć”.

Więcej o tym, na co musisz zwrócić uwagę, zatrudniając tymczasowego pracownika, przeczytasz w najbliższej aktualizacji poradnika „Doradca Prezesa spółki z o.o.” w artykule autorstwa p. mec. Iwony Jaroszewskiej-Ignatowskiej, z którego pochodzi powyższy fragment.

Kiedy członek zarządu odpowiada za szkody wyrządzone bezprawnym działaniem lub zaniechaniem?

Podstawowym przepisem regulującym odpowiedzialność członków zarządu i organów spółki wobec spółki za szkody wyrządzone sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki zachowaniem jest art. 293 ksh. Na jego podstawie odpowiadasz wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem bądź postanowieniami umowy spółki, chyba że nie ponosisz winy.

Powyższą odpowiedzialność ponoszą następujące osoby:
• członkowie zarządu,
• członkowie rady nadzorczej,
• członkowie komisji rewizyjnej oraz
• likwidator spółki.

Jest to katalog zamknięty. Nie można objąć nim wspólników, prokurentów, lub pełnomocników zarządu. Jeżeli jednak wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu, innych organów spółki lub likwidatorem, to za zachowania związane z pełnioną funkcją będzie ponosił odpowiedzialność.
Przesłanki odpowiedzialności członka zarządu są następujące:
1. wina członka zarządu, a zatem wina umyślna lub co najmniej niedbalstwo rozumiane jako niezachowanie staranności ogólnie wymaganej przy zarządzaniu spółką (należyta staranność),
2. szkoda po stronie spółki obejmująca straty, jakie poniosła spółka, jak również korzyści, które mogłaby osiągnąć, gdyby nie poniosła szkody,
3. związek przyczynowy pomiędzy szkodą a zawinionym zachowaniem członka zarządu polegającym na zachowaniu sprzecznym z prawem lub umową spółki (przy czym zobowiązany do odszkodowania ponosi odpowiedzialność tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego szkoda wynikła),
4. działanie lub zaniechanie sprzeczne z prawem lub umową spółki.

Członek zarządu będzie ponosił odpowiedzialność, tylko wtedy gdy te cztery przesłanki wystąpią łącznie.

Więcej o możliwości pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności przeczytasz w jednej z najbliższych aktualizacji poradnika „Doradca Prezesa spółki z o.o.”, w artykule autorstwa p. Macieja Szupłata, z którego pochodzi powyższy fragment.