Jakie są skutki nieprawidłowo zawartej umowy przez członka zarządu spółki z o.o.?

Jeśli okaże się, że umowa, którą zawarłeś w imieniu Twojej spółki została podpisana niezgodnie z obowiązującą reprezentacją, wówczas jako członek zarządu ponosisz wobec kontrahenta odpowiedzialność odszkodowawczą. Ryzykujesz zatem zapłatę odszkodowania oraz konieczność zwrotu świadczenia. Podobne konsekwencje grożą Ci, gdy występowałeś w imieniu spółki, po czym okazało się, że zostałeś wadliwie powołany do zarządu albo gdy dokonałeś czynności wymagającej zgody innego organu spółki bez takiej zgody.

Jeśli reprezentując spółkę zawrzesz umowę w sposób wadliwy, możesz zostać pociągnięty z tego tytułu do odpowiedzialności na podstawie Kodeksu cywilnego. Umowa będzie wadliwa, jeśli:
• podpisałeś umowę, a okazało się, że zostałeś powołany do zarządu nieprawidłowo,
• umowa została podpisana przez Ciebie bądź inne osoby niezgodnie z reprezentacją spółki, określoną w jej umowie bądź
• zawarłeś umowę, choć nie byłeś uprawniony do reprezentowania spółki
(art. 39 kc).

Zauważ, że czynność prawna podjęta przez osobę, która nie ma prawa w świetle przepisów prawa występować w jej imieniu, lub dokonana z przekroczeniem zasad reprezentacji ustanowionych umową spółki nie jest czynnością prawną dokonaną w sposób ważny przez spółkę.
W związku z tym osoby, które jej dokonały, ponoszą odpowiedzialność wobec kontrahenta spółki będącego drugą stroną umowy. Spółka, w imieniu której rzekomo została dokonana czynność, nie ponosi za nią odpowiedzialności.

Jeśli zawarłeś taką wadliwą umowę przede wszystkim licz się z tym, że zostaniesz poproszony przez kontrahenta o zwrot otrzymanego świadczenia. Świadczenie uzyskane od kontrahenta w wyniku wykonania takiej umowy jest nienależne i podlega zwrotowi na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu (art. 410 § 1 kc).
Pokrzywdzony kontrahent może zażądać od Ciebie:
• zwrotu wszystkiego, co od niego otrzymałeś w związku z tą umową (np. sumy uzyskanej za sprzedaż usługi lub produktów) oraz
• naprawienia szkody, którą poniósł w wyniku zawarcia tej wadliwej umowy.

W ramach odszkodowania kontrahent może domagać się, abyś naprawił szkodę, którą druga strona poniosła przez to, że zawarła umowę nie wiedząc o braku umocowania, a więc np.:
• zapłacił mu oszacowaną przez niego kwotę stanowiącą zysk z odsprzedaży dostarczanych mu towarów lub półproduktów, jaki utracił z tego powodu, że na wskutek stwierdzenia wadliwości umowy spółka przestała świadczyć usługi dostawy przed upływem jej obowiązywania;
• zwrócił nakłady i wydatki poczynione przez niego na inwestycje w związku z zawartym kontraktem, który okazał się być wadliwy, np. koszty wdrożenia specjalistycznego programu informatycznego do obsługi realizacji kontraktu. W pojęciu odszkodowania mieszą się również wszelkie wydatki poniesione w związku z negocjacjami umowy, koszty projektów, badan, analiz, a także koszty podróży, pobytów w siedzibie kontrahenta oraz czasu poświęconego na negocjacje.

Jeśli była to umowa sprzedaży lub inna dotycząca świadczenia polegającego na przeniesieniu własności rzeczy, strona nieważnej umowy może żądać zwrotu świadczenia na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu bądź wystąpić z roszczeniem windykacyjnym, czyli o wydanie rzeczy (art. 222 kc). Kontrahent nie może jednak domagać się wówczas korzyści, które uzyskałby na podstawie już zawartej umowy.
Zauważ, że taką odpowiedzialność ponosi tylko i wyłącznie osoba, która dokonywała danej czynności w imieniu spółki, np. zawierała kontrakt. Sama spółka nie jest obarczona tą odpowiedzialnością.

Na co trzeba uważać przy zawarciu umowy z kontrahentem?

Każdy rodzaj podmiotu gospodarczego ma inne, specyficzne zasady reprezentacji. Dlatego zawsze zwrócić uwagę na to, w jakiej formie prawnej działa Twój kontrahent. Dzięki temu unikniesz sytuacji, w której okaże się, ze zawarta przez Ciebie umowa jest nieważna lub bezskuteczna.

Zasady reprezentacji są następujące w przypadku:
1) Jednoosobowej działalności gospodarczej firmę reprezentuje jej właściciel – przedsiębiorca. Zawierając umowę z taką osobą sprawdź, czy dane przedstawione przez niego zgadzają się z danymi z dowodu oraz ewidencji działalności gospodarczej. Właściciel firmy może udzielić pełnomocnictwa innym osobom do działania w jego imieniu, nie może jednak ustanowić prokury.

2) Spółki cywilnej – zgodnie z Kodeksem cywilnym każdy wspólnik spółki cywilnej jest upoważniony do jej reprezentacji w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw, chyba że umowa spółki lub uchwała wspólników stanowi inaczej. Oznacza to, że najczęściej do zawierania ważniejszych umów (tzw. sprawy przekraczające zakres zwykłych czynności spółki) konieczna jest zgoda wszystkich wspólników.

3) Spółki jawnej – zgodnie z ksh każdy wspólnik spółki jawnej ma prawo reprezentować ją w zakresie wszystkich czynności sądowych i pozasądowych, przy czym prawa reprezentowania spółki nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich. Umowa spółki jawnej może wymagać, aby wspólnicy reprezentowali spółkę łącznie z innym wspólnikiem lub prokurentem! Prokurent może mieć prawo samodzielnej reprezentacji – prokura samoistna.
Możliwa jest również sytuacja, gdy wspólnik został pozbawiony prawa reprezentacji spółki na mocy orzeczenia sądu. Z tego powodu zwracaj uwagę na treść odpisu z KRS spółki.
Spółka jawna może być reprezentowana przez pełnomocnika oraz prokurenta.

4) Spółki komandytowej – reprezentują ją komplementariusze (wspólnicy odpowiadający bez ograniczeń za jej zobowiązania), którzy nie zostali pozbawieni prawa reprezentacji z mocy umowy spółki albo prawomocnego orzeczenia sądu (informacje te powinny wynikać z odpisu z KRS). Zakres umocowania komplementariusza może jednak zostać ograniczony umową spółki, np. zapisem, że na określone czynności wymagana jest zgoda komandytariusza. Komandytariusz (czyli osoba, która odpowiada za zobowiązania spółki tylko do wysokości zadeklarowanej sumy komandytowej) może reprezentować spółkę jedynie na podstawie pełnomocnictwa. Jeżeli natomiast zawrze umowę nie ujawniając, że jest jedynie komandytariuszem, odpowiada za wynikające z umowy zobowiązanie bez ograniczeń. Spółkę komandytową może reprezentować pełnomocnik oraz prokurent.

5) Spółki z o.o. i spółki akcyjnej – spółka z o.o. i akcyjna reprezentowane są w podobny sposób. W ich imieniu występują członkowie zarządu, którzy mają prawo do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania we wszystkich sprawach sądowych i pozasądowych.
Jeśli zarząd jest wieloosobowy, wówczas przyjmuje się, że spółkę mogą reprezentować dwaj członkowie zarządu lub członek zarządu wraz z prokurentem. Umowa spółki może jednak zmienić te zasady i określić, że np. złożenie skutecznego oświadczenia woli w imieniu spółki wymaga działania łącznie większej liczby osób. Dlatego przed zawarciem umowy warto zajrzeć do KRS i sprawdzić sposób reprezentacji.

Zasady reprezentacji obowiązujące w przedsiębiorstwie państwowym, gminie (wraz ze wskazaniem, kiedy potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy), powiecie, województwie, ZOZ-ie, stowarzyszeniu czy fundacji znajdziesz w najbliższej aktualizacji Poradnika „Doradca Prezesa spółki z o.o.” w artykule autorstwa pana mec. Przemysława Wierzbickiego, z którego pochodzą powyższe informacje.

Jak przywrócić termin do złożenia apelacji?

Zakończył się proces sądowy z Twoim udziałem. Zapadł niekorzystny dla Ciebie wyrok, postanowiłeś więc złożyć apelację. Niestety, okazało się, że byłeś chory i nie mogłeś zrobić tego na czas... Jak postąpić w takiej sytuacji? Jedyne, co możesz zrobić, to zażądać, aby sąd przywrócił termin na złożenie apelacji.

W jaki sposób sprawić, aby termin został przywrócony i był liczony od nowa? Jeśli przekroczysz termin procesowy, możesz złożyć do sądu wniosek o jego przywrócenie. Niestety, nie jest to proste, musisz spełnić łącznie następujące warunki:
- złożyć wniosek o przywrócenie terminu;
- udowodnić, że uchybienie terminu spowoduje dla Ciebie ujemne skutki procesowe, np. nie będziesz mógł wnieść apelacji;
- uprawdopodobnić, że przekroczenie terminu nie nastąpiło z Twojej winy, np. na skutek pożaru w siedzibie spółki utraciłeś wszystkie dokumenty związane z prowadzoną sprawą i nie byłeś w stanie odtworzyć wszystkich danych na czas, tak by móc złożyć pismo do sądu;
- wraz z wnioskiem należy dokonać czynności procesowej, do dokonania której upłynął termin, np. wnieść apelację.

Oczywiście by sąd uwzględnił wniosek, musisz spełnić wszystkie z powyższych elementów, są one tak samo ważne, w praktyce jednak kluczowe jest wykazanie, że przekroczenie terminu nie nastąpiło z Twojej winy.

Twój wniosek powinien spełniać warunki pisma procesowego, musisz więc wskazać w nim o jaką sprawę chodzi (sygnaturę), wskazać sąd oraz strony. Najważniejsze jest jednak umieszczenie w uzasadnieniu wniosku okoliczności uzasadniających wniosek. Okoliczności te musisz uprawdopodobnić, co oznacza, że wystarczy wskazanie możliwości ich wpływu na przekroczenie terminu.

Ważne jest też, abyś prawidłowo sformułował, o co wnosisz. Nie możesz np. jednocześnie złożyć wniosku o przywrócenie terminu do dokonania czynności procesowej, np. złożenia zarzutów powód nakazu zapłaty oraz zażalenie na ich odrzucenie z powodu uchybienia terminu dokonania czynności. Oba wnioski wykluczają się wzajemnie.

Jeżeli twierdzisz, że złożyłeś pismo w terminie, a sąd błędnie uznał, iż przekroczyłeś termin, to powinieneś wnieść zażalenie. Jeśli natomiast rzeczywiście przekroczyłeś termin, ale masz jakieś argumenty na swoje usprawiedliwienie, to składasz wniosek o przywrócenie terminu.

Kolejna rzeczą, o której musisz pamiętać w przy sporządzaniu wniosku jest fakt, że samo złożenie takiego wniosku nie powoduje wstrzymania postępowania ani wykonania orzeczenia w toczącej się sprawie. Sąd może jednak, stosownie do okoliczności – wstrzymać postępowanie lub wykonanie orzeczenia.
Warto o tym pamiętać przy formułowaniu wniosku i np. w piśmie o przywrócenie terminu złożyć wniosek także np. o wstrzymanie wykonania wyroku. W ten sposób możesz zapobiec wszystkim konsekwencjom niedokonania na czas danej czynności. Oczywiście to sąd będzie podejmować decyzję i składając wniosek nigdy nie masz pewności, czy sąd go uzna, ale tak czy inaczej zawsze warto spróbować.

Jest jeszcze jedna kwestia, o której musisz pamiętać sporządzając wniosek. To fakt, że równocześnie ze złożeniem wniosku należy dokonać danej czynności procesowej. Innymi słowy, składając wniosek o przywrócenie apelacji musisz dołączyć do niego samą apelację wraz załącznikami.

Więcej o tym, jak i kiedy możesz przywrócić termin sądowy, przeczytasz w najbliższej aktualizacji poradnika „Doradca Prezesa spółki z o.o.”.

Jak możesz szybciej dochodzić roszczeń?

Od 1 stycznia 2010 r. szybciej będziesz mógł odzyskać swoją należność od kontrahenta. Tego dnia wchodzą w życie zmiany w Kodeksie postępowania cywilnego, które usprawniają egzekucję roszczeń. Na czym polegają zmiany? Postępowanie upominawcze będzie mogło się toczyć jako postępowanie elektroniczne.

Do Kodeksu postępowania cywilnego wprowadzono nowy dział VIII obejmujący postępowanie elektroniczne art. 50528-37, a w zasadzie elektroniczne postępowanie upominawcze (tylko ono jest na razie częścią tego działu, być może z czasem pojawią się także inne postępowania elektroniczne). Postępowanie to będzie kolejnym tzw. postępowaniem odrębnym (obok m.in. na pewno znanego Ci postępowania w sprawach gospodarczych), co oznacza, że przepisy dotyczące go będą miały pierwszeństwo przed przepisami normującymi „zwykłe” postępowanie cywilne.

W tym nowym postępowaniu stosowane będą zasadniczo przepisy o postępowaniu upominawczym z niżej opisanymi odrębnościami (zasadą jest, że w elektronicznym postępowaniu upominawczym nie stosuje się innych przepisów).
Nowe postępowanie powinno być szybkie i proste - pozew będzie wnoszony wyłącznie drogę elektroniczną, zaś pisma procesowe sporządzone przez pozwanego mogą być wnoszone tą drogą, nakazy zapłaty będzie mógł wydawać referendarz sądowy. W praktyce wszystko wskazuje na to, że będzie to postępowanie szybsze od zwykłego postępowania upominawczego – dzięki temu, że będzie się toczyło w postaci elektronicznej.

W pozwie powód powinien wskazać dowody na poparcie swoich twierdzeń. Dowodów nie trzeba będzie dołączać do pozwu. Gdy nie będzie podstaw do wydania nakazu zapłaty, sąd przekaże sprawę do sądu według właściwości ogólnej i będzie się toczyć normalne postępowanie cywilne, w trybie właściwym dla danej sprawy.
Pozew w tym postępowaniu powinien zawierać, poza normalnymi elementami, także:
1) numer PESEL powoda będącego osobą fizyczną, jeżeli powód jest obowiązany do jego posiadania,
2) NIP powoda innego niż osoba fizyczna, jeżeli powód jest obowiązany do jego posiadania, oraz numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, a w przypadku jego braku numer w innym właściwym rejestrze lub ewidencji.

Jak będzie mógł bronić się pozwany? Choć sprzeciw od nakazu zapłaty nie wymaga uzasadnienia i przedstawienia dowodów, to pozwany powinien przedstawić w nim zarzuty, które pod rygorem ich utraty należy zgłosić przed wdaniem się w spór co do istoty sprawy. W razie prawidłowego wniesienia sprzeciwu nakaz zapłaty traci moc w całości, a sąd przekaże sprawę do sądu według właściwości ogólnej.

Więcej na temat elektronicznego postępowania upominawczego przeczytasz w najbliższej aktualizacji poradnika „Doradca Prezesa spółki z o.o.”.

Jakie korzyści daje Ci umowa o charakterze gwarancyjnym?

Umowa gwarancyjna polega na tym, że gwarant zapewnia wierzyciela (beneficjenta gwarancji), iż osoba trzecia (dłużnik) spełni świadczenie. Jeśli dłużnik tego nie zrobi (a więc nie wykona zobowiązania lub wykona je w sposób nieprawidłowy), wówczas będziesz mógł zażądać odszkodowania od gwaranta. Gwarant może jednak zwolnić się z obowiązku naprawienia szkody, spełniając przyrzeczone świadczenie, chyba że jest to sprzeczne z umową lub właściwością świadczenia.

Zaletą tego zabezpieczenia jest to, że możesz żądać odszkodowania od dodatkowej osoby, ponadto jego ustanowienie nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi kosztami. Skuteczność tego zabezpieczenia zależy od zamożności gwaranta. W praktyce gwaranci często próbują umieszczać w umowie zapisy, które powodują, że w pewnych sytuacjach nie będą oni odpowiadać, np. uzależniają swoją odpowiedzialność od tego, że dłużnik nie wykona zobowiązania specjalnie, mając na celu pokrzywdzenie wierzyciela. Dlatego bardzo uważnie sprawdź zaproponowane przez gwaranta zapisy umowne.

Gwarancja i poręczenie bankowe działają na podobnych zasadach jak umowa o charakterze gwarancyjnym. Tego typu gwarancji udzielają banki oraz instytucje ubezpieczeniowe.

Podstawową zaletą gwarancji bankowej (lub ubezpieczeniowej) oraz poręczenia bankowego jest to, że gwarant (bank, instytucja ubezpieczeniowa) jest z reguły w pełni wypłacalny i można od niego wyegzekwować należność. Wadą tego rodzaju zabezpieczeń jest ich wysoki koszt oraz to, że dłużnik musi spełniać wysokie kryteria, by je uzyskać.

Gwarancja bankowa lub poręczenie udzielane są przez bank na zlecenie dłużnika. Umowa przewiduje, że jest to jednostronne zobowiązanie banku gwaranta, iż po spełnieniu przez beneficjanta gwarancji określonych warunków bank wykona świadczenie pieniężne na jego rzecz – bezpośrednio albo za pośrednictwem innego banku. Udzielenie gwarancji bankowej następuje na piśmie, w przeciwnym razie jest ona nieważna.

Przysługujące wierzycielowi roszczenia z tytułu gwarancji bankowych oraz poręczeń udzielanych przez banki, które stały się wymagalne, przedawniają się z upływem 6 lat.

Jaki rodzaj zabezpieczenia umowy warto wybrać?

Podczas zawierania umowy bądź przygotowany na to, że kontrahent będzie próbował uchylić się od realizacji jej warunków lub nie będzie w stanie ich spełnić. Jeśli Twoja spółka poniesie szkodę z tego powodu, możesz, jako członek zarządu, zostać pociągnięty do odpowiedzialności.

Jak widzisz, warto zabezpieczyć transakcję, tak aby zapewnić sobie możliwość ściągnięcia należności, zabezpieczenia majątku dłużnika na poczet odszkodowania lub przynajmniej przyspieszenie i uproszczenie sposobu dochodzenia roszczeń.

Możesz skorzystać z dwóch rodzajów zabezpieczeń:
- rzeczowych, dzięki którym uzyskasz możliwość zaspokojenia swoich roszczeń z określonej rzeczy, niezależnie od tego, kto jest jej aktualnym właścicielem (wierzytelność jest zabezpieczona przez określony przedmiot majątkowy, z którego wierzyciel może się zaspokoić z pierwszeństwem przed innymi wierzycielami, lub gdy własność przedmiotu zabezpieczenia zostanie przez dłużnika przeniesiona na inną osobę);
- osobistych, polegających na tym, że obok dłużnika głównego zobowiązaną do zapłaty staje się inna osoba.

Jakie zabezpieczenie jest dla spółki najbardziej korzystne? Z reguły przyjmuje się, że najkorzystniejsze są zabezpieczenia rzeczowe, gdyż umożliwiają Ci sięgnięcie bezpośrednio do danego składnika majątku, np. hipoteka pozwala Ci przejąć nieruchomość należącą do dłużnika.

Rodzaj zabezpieczenia powinieneś więc wybierać w zależności od:
• wielkości transakcji, np. przy małych transakcjach z reguły wystarcza wystawienie weksla, ale przy dużych warto się już zabezpieczyć hipoteką, zastawem lub gwarancją bankową, i
• konkretnej sytuacji, np. czy transakcja ta zdecyduje o dalszych losach spółki, czy to tylko jedna z wielu umów.

Nie ma tu ścisłych reguł, poza jedną – im więcej zabezpieczeń użyjesz przy danej transakcji, tym większą masz pewność, że wyegzekwujesz należność. Możesz przy tym łączyć zabezpieczenia osobiste (np. weksel z poręczeniem) z zabezpieczeniami rzeczowymi (np. ustanowieniem hipoteki). Dzięki temu będziesz miał możliwość skorzystania w określonym momencie z tego rodzaju zabezpieczenia, które umożliwi Ci jak najszybsze i jak najpełniejsze uzyskanie świadczenia od dłużnika. Na przykład, wiedząc, że ma on pieniądze, możesz dość szybko odzyskać należność dzięki wypełnieniu weksla i nie będzie konieczne przejęcie jego nieruchomości, a następnie jej sprzedaż, co zwykle zajmuje sporo czasu.

Zabezpieczenia rzeczowe to:
1) zastaw,
2) zastaw na prawach,
3) zastaw rejestrowy,
4) zastrzeżenie własności rzeczy sprzedanej,
5) przewłaszczenie na zabezpieczenie,
6) hipoteka,
7) kaucja.

Zabezpieczenia osobiste to:
1) umowa o charakterze gwarancyjnym,
2) gwarancja i poręczenie bankowe,
3) poręczenie,
4) weksel in blanco i poręczenie wekslowe,
5) poddanie się egzekucji w formie aktu notarialnego.

Niepodpisana umowa także może Cię wiązać!

Zgodnie z podstawowymi zasadami prawa cywilnego umowa jest uważana za zawartą, kiedy strony doszły do porozumienia co do istotnych jej elementów. Jeśli więc przepisy nie wymagają do zawarcia umowy formy szczególnej, pamiętaj, że za zawartą umowę uznaje się ustne uzgodnienia stron. Bądź zatem ostrożny w negocjacjach!

W sprawie, którą rozpatrywał Sąd Najwyższy (sygn. akt V CSK 6/08) doszło do zawarcia umowy przez klub sportowy, w imieniu którego umowę podpisał dyrektor klubu. Tymczasem do dokonania takiej czynności statut wymagał podpisu prezesa klubu. Kiedy po jakimś czasie kontrahent domagał się odszkodowania z tytułu niewykonania umowy przez klub, ten w odpowiedzi na pozew stwierdził, że umowa jest nieważna, ponieważ podpisała ją ze strony klubu tylko jedna osoba, a zgodnie z regulaminem klubu potrzebna jest reprezentacja łączna. Klub podniósł tez zarzut nieważności umowy z tego względu, że jest ona sprzeczna z zasadami współżycia społecznego.

Sąd pierwszej instancji uwzględnił powództwo, a ponieważ umowa nie została we właściwy sposób podpisana, to do jej zawarcia doszło w sposób dorozumiany. Sąd drugiej instancji zmienił ten wyrok i powództwo oddalił. Od tego wyroku powód wniósł skargę kasacyjną, którą Sąd Najwyższy uwzględnił. W uzasadnieniu wyroku SN stwierdził, że doszło do zawarcia umowy, gdyż była ona przez strony faktycznie wykonywana. Uznał on zatem, że brak na umowie podpisu jednej strony nie oznacza wcale, że nie została ona skutecznie zawarta. Umowa może bowiem być zawarta w sposób dorozumiany.