O czym musisz pamiętać, gdy zwołujesz zgromadzenie wspólników?

Zbliża się chwila odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników za 2010 r. Warto wiedzieć, jak powiadomić wspólników o obradach, aby zabezpieczyć się przed sytuacją, gdy któryś z nich zakwestionuje poprawność zwołania zgromadzenia i zaskarży podejmowane na nim uchwały. Naruszenie zasad związanych ze zwołaniem zwyczajnego zgromadzenia wspólników może się wiązać z koniecznością zapłaty 20.000 zł grzywny oraz wysokiego odszkodowania!

Zwołanie zgromadzenia wspólników jest obowiązkiem zarządu. Jeżeli umowa spółki nie zawiera bardziej rygorystycznych wymogów, zgromadzenie wspólników możesz zwołać, w sposób formalny, na 3 sposoby:
1. listami poleconymi lub
2. przesyłką kurierską albo
3. pocztą elektroniczną, jeżeli wspólnik wyraził na to zgodę na piśmie, podając adres, na który ma być wysłane zawiadomienie
wysłanymi co najmniej na 2 tygodnie przed terminem odbycia zgromadzenia wspólników (art. 238 ksh).

Zawiadomienie wysyłasz na adres podany przez wspólnika, zapisany w księdze udziałów. Adres traktujesz jako aktualny dopóty, dopóki wspólnik nie zawiadomi oficjalnie spółki o jego zmianie. Korzystaj z niego nawet jeśli podejrzewasz, że wspólnik już tam nie mieszka.

Są to sposoby formalne. Oczywiście możesz zawiadomić wspólników w sposób nieformalny – ustnie, telefonicznie, faksem. Wówczas musisz jednak liczyć się z tym, że każdy z nich będzie mógł zaskarżyć podjęte uchwały, twierdząc, iż nie został należycie poinformowany o zgromadzeniu i z tego powodu nie mógł wziąć w nim udziału (art. 250 pkt 4 ksh).

Zaproszenie na zgromadzenie wspólników wysyłasz do osoby, która zgodnie z listą wspólników jest aktualnie (w chwili wysłania zaproszenia) wspólnikiem. Nie zapraszasz więc osób, które były wspólnikami w czasie roku obrotowego, lecz jedynie te, które obecnie mają udziały w spółce.

Nowy wspólnik uzyskuje prawa udziałowe, a więc także prawo udziału w zgromadzenia wspólników od czasu, gdy powiadomi spółkę o tym, że stał się wspólnikiem (lub zrobi to były wspólnik) i okaże na to dowód, np. umowę sprzedaży udziałów, postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, umowę darowizny.

Więcej na temat zwoływania zgromadzeń wspólników przeczytasz w najbliższym numerze Poradnika „Doradca Prezesa spółki z o.o.”.

Jakie są inne istotne zmiany w VAT?

Wprowadzone zmiany w VAT dotyczą wysokości limitu uprawniającego do zwolnienia z VAT, a także obowiązku zwolnienia ze stosowania kas fiskalnych. Ponadto przedłużono stosowanie do celów podatkowych starej PKWiU.

Według nowych zasad z 50.000 zł do 100.000 zł została podwyższona kwota limitu zezwalająca na korzystanie ze zwolnienia z opodatkowania VAT. A zatem ze zwolnienia z VAT mogą skorzystać spółki, u których wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 100.000 zł. Limit ten będzie podnoszony stopniowo. W 2010 r. limit obrotu wynosi 100.000 zł, a w 2011 r. – 150.000 zł.
Przepisy przejściowe umożliwiają dalsze korzystanie ze zwolnienia przedsiębiorcom, którzy przekroczyli w 2009 r. obecny limit obrotu (50.000 zł), ale nie przekroczyli 100.000 zł. Aby z niego skorzystać, musieli jednak zawiadomić pisemnie o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego w terminie do 15 stycznia 2010 r. Takie rozwiązanie dotyczy również tych, którzy w 2010 r. przekroczą limit obrotu uprawniający do zwolnienia podmiotowego (tj. 100.000 zł), ale nie osiągną limitu obrotu ustalonego na 2011 r. w wysokości 150.000 zł. Pozostałe warunki uprawniające do skorzystania ze zwolnienia podmiotowego pozostały bez zmian.

Ponadto do 31 grudnia 2010 r. będą obowiązywać dotychczasowe zwolnienia z ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących. Wynika to z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących wydanego na postawie zmienionego art. 111 ust. 8 ustawy o VAT (przepis ten dotyczy zasad, którymi musi się kierować Minister Finansów przy wprowadzaniu zwolnień z obowiązku stosowania kas rejestrujących).

Do końca 2010 r. został przedłużony okres stosowania do celów podatkowych Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług wprowadzonej rozporządzeniem Rady Ministrów z 18 marca 1997 r. (Dz.U. nr 42, poz. 264 ze zm.).
Warto zauważyć, że w statystyce, ewidencji i dokumentacji oraz rachunkowości od 1 stycznia 2009 r. obowiązuje znowelizowana Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług wprowadzona rozporządzeniem Rady Ministrów z 29 października 2008 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (Dz.U. nr 207, poz. 1293 ze zm.). Miała być wprowadzona od tego roku także do ustawy o VAT. Jednak do 31 grudnia 2010 r. przedłużono stosowanie do celów podatkowych, w tym do celów opodatkowania VAT, PKWiU wprowadzonej rozporządzeniem Rady Ministrów z 18 marca 1997 r. (rozporządzenie Rady Ministrów z 15 grudnia 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie PKWiU – Dz.U. nr 222, poz. 1753).

Więcej na temat zmian VAT przeczytasz w najbliższym numerze poradnika „Doradca Prezesa spółki z o.o.” z artykułu doradcy podatkowego Iwony Czauderny, z którego pochodzi powyższy fragment.

Jak zmieniły się zasady zwrotu VAT?

Przedsiębiorcy będący podatnikami VAT mają prawo do odliczenia podatku naliczonego, a także do zwrotu VAT zapłaconego w innym kraju UE, bez względu na swoją siedzibę. Zwrot podatku przysługuje, jeśli kupione przez spółkę towary lub usługi są wykorzystywane do działalności opodatkowanej, a w państwie zakupu istnieje możliwość odliczenia VAT od tego rodzaju wydatku.

Dotychczas procedura zwrotu VAT była długotrwała. Nie tylko w Polsce, ale też w innych krajach UE. Polscy przedsiębiorcy czekali na decyzję organu podatkowego dotyczącą zwrotu VAT nawet 6 miesięcy od dnia złożenia wniosku w tej sprawie. Co więcej, przepisy przewidywały możliwość przedłużenia tego terminu, co często powodowało dowolne przedłużanie zwrotu VAT przez organy podatkowe.

Od 1 stycznia 2010 r. został skrócony termin rozpatrywania wniosku o zwrot VAT przez organy podatkowe. Obecnie będą miały nie 6, ale 4 miesiące na wydanie decyzji. W przypadku uzasadnionych wątpliwości organ podatkowy może przedłużyć termin zwrotu podatku, jednak maksymalnie do 8 miesięcy, a nie jak dotychczas praktycznie bezterminowo. Ponadto organ będzie miał obowiązek rozstrzygania poszczególnych wątpliwych kwestii w terminie dwóch miesięcy od otrzymania żądanych informacji.
Termin wypłaty kwoty zwrotu określono na 10 dni roboczych od dnia wydania decyzji o jego przyznaniu.

Wprowadzone zmiany przepisów mają uprościć procedurę zwrotu podatku i skrócić jego termin. Zasady dokonywania zwrotu podatku zagranicznego określają zmiany do ustawy o VAT, a także przepisy wykonawcze.

Warto też wiedzieć, że od 1 stycznia 2010 r. termin na składanie wniosków przez podatników mających siedzibę na terenie UE został wydłużony do 30 września roku, za który dokonywany jest zwrot. Dotychczas trzeba było złożyć wniosek do końca czerwca.

Więcej na temat nowych zasad zwrotu VAT przeczytasz w najbliższym numerze poradnika „Doradca Prezesa spółki z o.o.” z artykułu doradcy podatkowego Iwony Czauderny, z którego pochodzi ten fragment.

Kiedy zamawiający unieważni postępowanie?

Unieważnienie postępowania to dodatkowe obowiązki i uciążliwość nie tylko dla zamawiającego. Ty, jako wykonawca, również na tym tracisz – przede wszystkim czas i pieniądze włożone w przygotowanie oferty. Warto zatem znać katalog okoliczności, w jakich zamawiający ma obowiązek unieważnić postępowanie (art. 93 ustawy Pzp). Jeśli zrobi to w innej sytuacji, masz pełne prawo podważyć jego decyzję!

Po zmianach przepisów do katalogu przesłanek unieważnienia procedury dodano 2 nowe regulacje:
• zamawiający może unieważnić postępowanie, gdy będzie ono zawierało nieusuwalną wadę, która uniemożliwi zawarcie umowy, która nie podlega unieważnieniu (dotychczas musiał to zrobić, nawet wtedy gdy wada była możliwa do usunięcia!),

• jeśli na sfinansowanie zamówienia zamawiający chciał przeznaczyć środki pochodzące z budżetu UE albo niepodlegające zwrotowi środki z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie EFTA, ale nie zostały mu one przyznane, będzie mógł unieważnić procedurę zamówienia, pod warunkiem że przewidział taką możliwość w zaproszeniu do negocjacji bądź składania ofert albo ogłoszeniu o zamówieniu. Zanim podejmiesz decyzję o ubieganiu się o zamówienie, warto zatem uważnie przeczytać ogłoszenie.

Pozostałe przesłanki unieważnienia się nie zmieniły. Zamawiający ma obowiązek unieważnić postępowanie, gdy:
1) nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu albo nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu od wykonawcy niepodlegającego wykluczeniu, z zastrzeżeniem pkt 2 i 3,
2) w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę nie złożono co najmniej dwóch ofert niepodlegających odrzuceniu,
3) w postępowaniu prowadzonym w trybie licytacji elektronicznej wpłynęły mniej niż dwa wnioski o dopuszczenie do udziału w licytacji elektronicznej albo nie została złożona żadna oferta,
4) na wezwanie zamawiającego zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie,
5) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć.

Więcej o zmianach w prawie zamówień publicznych przeczytasz w najbliższej aktualizacji poradnika „Doradca Prezesa spółki z o.o.” z artykułu p. Joanny Choroszczak-Magiery, z którego pochodzi ten fragment.

Czy Twoja spółka będzie zwolniona ze stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych?

Korzystasz ze środków unijnych i zdarza się, że do ich wydatkowania jesteś zobowiązany stosować rygorystyczną ustawę Pzp? Opisana dalej zmiana może mieć dla Ciebie niebagatelne znaczenie!

Do tej pory podmioty, które otrzymały środki publiczne, mogły być zobowiązane do stosowania przepisów ustawy Pzp przy ich wydatkowaniu. Było to szczególnie uciążliwe dla przedsiębiorców, którzy nie mieli na co dzień do czynienia z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych. Często popełniali oni błędy w trakcie procedury, czego skutkiem były nakładane na nich korekty finansowe.

Obecnie podmioty publiczne, które przekażą określone środki, np.:
• przedsiębiorstwom prywatnym,
• fundacjom,
• stowarzyszeniom,
• kościelnym osobom prawnym,
będą mogły uzależnić ich przyznanie od stosowania przez te podmioty określonych zasad przy ich wydawaniu, np.:
• równego traktowania wykonawców,
• uczciwej konkurencji i
• przejrzystości postępowania.

Teraz zatem nie będą już obowiązywać rygorystyczne procedury Pzp! Taka regulacja ma na celu odformalizowanie i przyspieszenie wydatkowania funduszy unijnych przez podmioty, które nie podlegają, co do zasady, przepisom ustawy Pzp.

Więcej o zmianach w prawie zamówień publicznych przeczytasz w najbliższej aktualizacji poradnika „Doradca Prezesa spółki z o.o.” z artykułu p. Joanny Choroszczak-Magiery, z którego pochodzi powyższy fragment.

Jak teraz możesz kwestionować decyzje zamawiającego?

Nowelizacja Prawa zamówień publicznych zrezygnowała z protestu jako środka odwoławczego. Obecnie, jeśli uważasz, że zamawiający podjął niesłuszną decyzję w postępowaniu bądź nie zrealizował czynności, do której był zobowiązany przepisami ustawy Pzp, możesz złożyć:
• odwołanie, które rozpozna KIO – tak jak się to odbywało do tej pory,
• skargę do sądu okręgowego za pośrednictwem Prezesa UZP.

Nie w każdym jednak postępowaniu i nie wobec każdej czynności bądź zaniechania będziesz mógł złożyć odwołanie.

Tak jak dotychczas w postępowaniach na zamówienia o wartościach niższych niż progi unijne odwołania przysługują na kilka określonych czynności, takich jak:
• wybór trybu negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki lub zapytania o cenę,
• opis sposobu dokonywania oceny, czy spełniasz warunki udziału w postępowaniu,
• wykluczenie Cię z postępowania o udzielenie zamówienia,
• odrzucenie Twojej oferty.

Jeśli nie możesz złożyć odwołania w postępowaniu, zawsze masz prawo w terminie określonym na złożenie odwołania poinformować zamawiającego o dostrzeżonych nieprawidłowościach. A wtedy zamawiający będzie mógł powtórzyć czynność dokonaną niezgodnie z prawem lub wykonać to, czego wcześniej nie zrobił, choć powinien (czynność zaniechana).

Co zrobić, gdy nie przysługuje Ci odwołanie, a zamawiający nie reaguje na Twoje uwagi dotyczące prawidłowości podjętych przez niego działań? W takim przypadku zwróć się do Urzędu Zamówień Publicznych z informacją o dostrzeżonych uchybieniach. Być może Prezes UZP rozpocznie wówczas kontrolę postępowania, w którym bierzesz udział.

Opisane nowe rozwiązania związane z odwoływaniem się od decyzji zamawiających skracają czas rozstrzygania środków ochrony prawnej z 45 dni do około 20–25 dni (10 dni na wniesienie odwołania powyżej progów unijnych oraz do 15 dni na jego rozstrzygnięcie przez KIO). Przyczyni się to do skrócenia czasu trwania postępowania. Co ważne, skarga, którą złożysz do sądu, nie wstrzyma możliwości zawarcia umowy dotyczącej zamówienia!

Zamawiający będzie miał prawo wnieść odpowiedź na odwołanie. Jeśli uzna w całości Twoje zarzuty przed otwarciem posiedzenia, izba będzie mogła umorzyć postępowanie na posiedzeniu niejawnym bez obecności stron. To uchroni Cię przed zbędnymi kosztami stawiennictwa w siedzibie UZP. Żadna ze stron nie zostanie wówczas obciążona kosztami postępowania.

Więcej o możliwości zaskarżania decyzji zamawiającego przeczytasz w najbliższej aktualizacji poradnika „Doradca Prezesa spółki z o.o.” z artykułu p. Joanny Choroszczak-Magiery, z którego pochodzi ten fragment.

Jakie są zmiany w Prawie zamówień publicznych?

Jakie zmiany są istotne dla Ciebie jako wykonawcy? Już nie możesz składać protestów na niewłaściwe decyzje zamawiającego w trakcie trwania procedury udzielenia zamówienia, masz mniej czasu na przygotowanie oferty, a także zmieniły się terminy, w jakich zamawiający będzie mógł zawrzeć z Tobą umowę po zakończeniu postępowania.

Tak jest od 29 stycznia 2009 r., czyli od dnia, w którym weszła w życie tzw. duża nowelizacja ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: ustawa Pzp) – Dz.U. z 2009 r. nr 223, poz. 1778. Do ustawy Pzp wydano również 3 nowe rozporządzenia. Dwa z nich zaczęły obowiązywać 1 stycznia 2010 r. Dotyczą one kursu euro w zamówieniach publicznych i tzw. progów unijnych, czyli kwot zamówień, od których zależy procedura udzielania danego zamówienia. Z kolei od 31 grudnia 2010 r. obowiązują nowe przepisy tzw. rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów. Warto poznać jego regulacje, aby wiedzieć, jakich dokumentów wraz ze składaną ofertą może od Ciebie zażądać zamawiający.

Od 1 stycznia 2010 r. progi unijne w zamówieniach publicznych wynoszą:
• dla robót budowlanych – 4.845.000 euro,
• dla dostaw bądź usług – 125.000 euro albo 193.000 euro (w zależności od tego, jaką jednostką jest zamawiający, np. czy wchodzi w skład administracji rządowej czy samorządowej).

Wysokość progów wynika z rozporządzenia w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których zależy obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (Dz.U. z 2009 r. nr 224, poz. 1795).

Z kolei nowy obowiązujący w zamówieniach publicznych kurs euro to 3,839 (Dz.U. z 2009 r. nr 224, poz. 1796). Po takim kursie zamawiający przeliczy sumę swojego zamówienia ze złotówek na euro, dzięki czemu będzie wiedzieć, jakie przepisy ustawy Pzp zastosować do jego udzielenia (np. w jakich publikatorach umieszczać ogłoszenia w postępowaniu).

Jakie znaczenie te zmiany mają dla Ciebie jako wykonawcy? Otóż ogłoszenia dotyczące zamówień o poszczególnych wartościach odnajdziesz w innych miejscach. Jeśli interesują Cię zamówienia o wartościach równych progom unijnym albo wyższym od nich, a więc:
• 4.845.000 euro w przypadku robót budowlanych, czyli w przeliczeniu na złotówki po nowym kursie euro – 18.599.955 zł,
• 125.000 (479.875 zł) albo 193.000 euro (740.927 zł) w odniesieniu do dostaw bądź usług,
ogłoszeń o takich zamówieniach szukaj w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej http://simap.europa.eu. Gdy z kolei starasz się o zamówienia o wartościach niższych niż progi unijne, ogłoszenia odnajdziesz w Biuletynie Zamówień Publicznych www.portal.uzp.gov.pl.

Oprócz tego, tak jak do tej pory, ogłoszenia możesz znaleźć na stronach internetowych poszczególnych zamawiających oraz w ich siedzibach na tablicach ogłoszeń.

Z wartością zamówienia, o które się ubiegasz, wiążą się także inne formalności w postępowaniu, np. możliwość składania odwołań na decyzje zamawiającego do Krajowej Izby Odwoławczej.

Więcej na temat zmian w prawie zamówień publicznych przeczytasz w najbliższej aktualizacji poradnika „Doradca Prezesa spółki z o.o.” z artykułu p. Joanny Choroszczak-Magiery, z którego pochodzi powyższy fragment, oraz w następnych e-letterach.